Wat kost een api-koppeling laten maken?

Twee koppelingen kunnen er hetzelfde uitzien en toch heel anders werken. Daarom kijken we naar vier dingen. Hoe meer je hiervan vooraf weet, hoe scherper je prijs.

1. Het aantal systemen

De basisprijs gaat uit van twee systemen die met elkaar praten. Komt er een derde of vierde bij, bijvoorbeeld je webshop, je boekhouding én je nieuwsbrief, dan is dat meer werk. Elk systeem heeft een eigen API, eigen regels en eigen manier van inloggen. Dat tellen we transparant bij de prijs op.

2. De richting

Gaan gegevens maar één kant op, bijvoorbeeld van je website naar je CRM? Dan blijft het overzichtelijk. Moeten wijzigingen heen én terug, dan moet de koppeling ook bijhouden welke versie de juiste is. Als een klant in beide systemen tegelijk wordt aangepast, wil je niet dat de ene wijziging de andere overschrijft. Dat vraagt meer logica en meer testwerk.

3. De volumes

Een paar aanvragen per dag is iets anders dan honderden bestellingen per uur. Bij grote aantallen moet de koppeling slim omgaan met de limieten die een API stelt, met haperingen en met berichten die later binnenkomen. Ook bepaalt het volume hoe vaak de koppeling moet kijken of er iets nieuws is: direct bij elke wijziging (bijvoorbeeld via een webhook) of op vaste momenten.

4. Of er een API is

Dit is de belangrijkste. Zonder API is er geen officiële deur waardoor systemen gegevens kunnen uitwisselen, en dan bouwen we geen koppeling. Dat checken we altijd vóór we beginnen. Kan het niet, dan betaal je niets. Soms zit de API in een duurder abonnement van je leverancier; dan weet je dat vooraf, zodat je de totale kosten eerlijk kunt vergelijken. Twijfel je wat een API precies is? Lees wat is een api-koppeling? in gewone taal.

Hoe beter de voorbereiding, hoe sneller de bouw en hoe minder verrassingen. Met deze vijf dingen help je jezelf het meest:

• Zet je systemen op een rij. Welke software gebruik je, en welke versie of welk abonnement heb je? Noteer ook wie de beheerder is.
• Check of er een API is. Zoek op de naam van je pakket plus “API”, of kijk in de instellingen naar woorden als integraties, koppelingen of API-sleutel. Op de pagina koppelingen lees je hoe je dat in een paar minuten checkt.
• Beschrijf het proces in gewone woorden. “Als een bestelling binnenkomt, moet er een factuur in de boekhouding komen met de juiste klant en btw.” Meer hoeven we niet, technische termen zijn niet nodig.
• Bedenk wat er mag gebeuren als iets misgaat. Wil je een mailtje als een bestelling niet doorkomt? Wie moet dat ontvangen? Dat maakt de koppeling betrouwbaarder.
• Regel de toegang. Voor de bouw hebben we toegang nodig tot de systemen die we koppelen. Hoe sneller die er is, hoe sneller je koppeling draait.

Neem een installatiebedrijf met een webshop voor onderdelen en een administratie in Exact Online. Nu tikt iemand elke bestelling over. Dat is precies de koppeling met een groot pakket uit de tabel hierboven, dus de prijs begint bij het bedrag dat daar staat voor Exact Online.

Stel dat het bedrijf ook wil dat betaalde facturen in Exact automatisch terug als betaald in de webshop komen. Dan gaat de koppeling twee kanten op. Dat is meerwerk bovenop de basisprijs, en dat hoor je vooraf, niet achteraf. Wil het bedrijf daarnaast een melding als een bestelling een afwijkend btw-tarief heeft? Ook dat is een los onderdeel dat we vooraf benoemen.

Een kleiner voorbeeld: een zzp’er wil dat elke aanvraag via het contactformulier meteen in het CRM landt. Twee systemen, één richting, standaardgegevens. Dat valt onder de simpele koppeling en begint dus bij het laagste bedrag uit de tabel.

Het verschil tussen die twee zit niet in “groot” of “klein” bedrijf, maar in de vier punten hierboven: systemen, richting, volumes en API. Wil je de techniek achter zo’n koppeling met de boekhouding beter begrijpen? Lees dan webshop koppelen aan je boekhouding, of kijk direct op onze pagina’s voor Exact Online en AFAS.

Veel ondernemers beginnen met een tool als Zapier of Make. Dat werkt prima voor een paar simpele stappen. Maar je betaalt elke maand, vaak per uitgevoerde actie, en bij groei lopen die kosten op. Een eigen koppeling betaal je één keer en draait daarna zelfstandig op de achtergrond: wij bouwen ’m, jij runt ’m. Wil je dat wij ’m ook bewaken en bijhouden, dan kan dat met een abonnement. Wanneer welke keuze slimmer is, lees je in software koppelen zonder Zapier.

Twijfel je of je überhaupt een koppeling nodig hebt? Lees wanneer heb je een koppeling nodig? of ons stappenplan api-koppeling laten maken. Alle prijzen voor websites, apps en koppelingen staan bij elkaar op pakketten en prijzen.