Een api koppeling laten maken die je uren werk scheelt

Bijna elk modern programma heeft een API. Dat is een officiële, afgesproken manier waarop andere software gegevens mag ophalen of aanleveren. Zie het als een dienstingang: niet de voordeur waar jij inlogt en klikt, maar een deur speciaal voor andere systemen. Een api-koppeling is de verbinding die wij tussen twee van die deuren leggen. Daardoor stromen gegevens vanzelf van het ene systeem naar het andere, zonder dat iemand ze overtypt.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een installatiebedrijf maakt offertes in een planningstool en factureert in Exact Online. Elke week zat iemand een halve dag facturen over te tikken: klantgegevens, regels, bedragen, btw. Af en toe ging er een cijfer verkeerd en kwam er een creditnota achteraan. Met een koppeling gebeurt dat werk nu op de achtergrond. Zodra een klus in de planning op afgerond staat, maakt de koppeling de factuur in de boekhouding aan, met de juiste relatie en btw. De administratie klopt de volgende ochtend gewoon, en die halve dag is weer vrij.

Belangrijk om te weten: een koppeling is iets anders dan een export of een kopieerknop. Een koppeling draait doorlopend en automatisch, controleert wat er al is en hoeft niet door een mens aangezet te worden. Wil je de techniek rustig uitgelegd? Lees dan onze gids wat is een api-koppeling?.

Elke koppeling is maatwerk, maar de meeste vragen vallen in een paar herkenbare groepen. Dit zijn de koppelingen die we het vaakst bouwen voor zzp’ers en mkb-bedrijven.

• Webshop naar boekhouding. Bestellingen uit Shopify of WooCommerce worden automatisch facturen en relaties in je administratie. We koppelen met Exact Online, AFAS en Moneybird. Hoe dat werkt lees je in webshop koppelen aan je boekhouding.
• CRM naar mail of nieuwsbrief. Nieuwe leads van je website landen in je CRM en komen meteen in de juiste mailinglijst terecht. Wordt een lead klant, dan verhuist hij vanzelf naar de klantenlijst. Geen lijstjes meer exporteren en importeren.
• Planning naar facturatie. Afgeronde klussen, gewerkte uren of geleverde materialen stromen vanuit je planningstool door naar je facturatie. Je factureert sneller en vergeet geen uren.
• EDI met grote afnemers. Lever je aan groothandels, bouwmarkten of ketens? Die willen orders, pakbonnen en facturen vaak via EDI ontvangen. Wij vertalen jouw systeem naar hun formaat. Meer daarover in wat is een EDI-koppeling?.
• Website naar agenda of CRM. Een aanvraag of boeking op je website staat direct in je agenda of CRM, met een bevestiging naar de klant.

Werk je nu met een tool als Zapier of Make en loop je tegen de grenzen of de maandkosten aan? Een eigen koppeling is vaak stabieler en goedkoper op de lange termijn. Waarom, lees je in software koppelen zonder Zapier.

Bij Slimmerik werk je met een vaste prijs, geen uurtje-factuurtje. Een simpele koppeling begint bij €295. Denk aan een formulier op je website dat in je CRM of agenda landt, of een melding die van het ene systeem naar het andere gaat. Voor een koppeling met een groot pakket zoals Exact Online of AFAS ligt de startprijs op €795, omdat die systemen meer regels, velden en controles kennen. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Zo is de prijs opgebouwd:

• Vaste basisprijs per koppeling. Twee systemen, één richting, de standaardgegevens. Daar begint het.
• Meerwerk per extra onderdeel. Wil je twee richtingen, meerdere systemen tegelijk of slimme verwerking met AI (facturen klaarzetten, statussen bijwerken, meldingen sturen)? Dan tellen we dat er transparant bij op. Je hoort het vooraf.
• API is een vereiste. Heeft een van je systemen geen API, dan kunnen we de koppeling niet bouwen en brengen we ook niets in rekening. Dat checken we vóór we beginnen.

Na oplevering draait de koppeling zelfstandig: wij bouwen ’m, jij runt ’m. Wil je dat wij ’m ook bewaken en bijhouden, dan kan dat met een abonnement. Alle pakketten en losse opties staan op pakketten en prijzen. Je exacte prijs zie je meteen als je je koppeling beschrijft op de startpagina. Wil je precies weten wat de prijs bepaalt? Lees wat een api-koppeling kost.

Zonder API geen koppeling. Gelukkig kun je in een paar minuten zelf nagaan of jouw systemen geschikt zijn. Vier praktische checks:

• 1. Zoek op de naam van je pakket plus “API”. Typ bijvoorbeeld Moneybird API of AFAS API in een zoekmachine. Vind je een pagina met documentatie voor ontwikkelaars, dan is het deurtje er. Grote pakketten als Exact Online, AFAS, Moneybird, Shopify, WooCommerce, HubSpot en Pipedrive hebben allemaal een goede API.
• 2. Kijk in de instellingen van je software. Zoek naar woorden als API, integraties, apps, koppelingen, webhooks of API-sleutel. Staat zo’n menu er, dan kun je bijna zeker gekoppeld worden.
• 3. Check je abonnement. Sommige leveranciers zetten de API alleen open in een duurder pakket. Kijk in je abonnementsoverzicht of de API bij jouw versie zit. Zo niet, dan weet je vooraf wat een upgrade kost.
• 4. Vraag het je leverancier. Twijfel je? Eén mailtje met de vraag “Hebben jullie een API en waar vind ik de documentatie?” geeft meestal binnen een dag antwoord. Stuur dat antwoord naar ons door en wij lezen mee.

Kom je er niet uit? Beschrijf je systemen bij de start en wij checken het voor je. Je krijgt een eerlijk antwoord: kan het, hoe, en wat het kost.